社内に「ITに詳しい人」がいると安心ですよね。
パソコンのことも、システムのことも「あの人に聞けばいい！」
わたしもそういう会社をたくさん見てきました。確かに安心ですし、心強い存在です。
で、だいたいこうなります。
「これ、誰が管理してるんだっけ？」
「パスワード、わかる人いないんですけど…」
などなど…。
…ちょっと心配になってきましたか？（もしかして、すでにその状態？）
それから、
「自分たちでやりますので、大丈夫です！」とのコトだったにもかかわらず、気付いたらご相談いただいている、というケース。
実はこれもかなり多いです。
これらの問題の原因は「ITに詳しい人」がいることではなく、その人に任せきりになっていることなんです。
よくある状況
・ITまわりはすべて特定の人に任せている
・ほかの人はあまり関わっていない
・困ったときは、その人に聞けばOK
一見、うまく回っているように見えるこんな状態がけっこう危ないんです。
社内に「ITに詳しい人」がいる会社の落とし穴
落とし穴① 属人化してしまう
IT管理が特定の1人に集中すると「その人しかわからない」状態になります。
・設定内容が共有されていない
・管理情報が個人に依存している
などは、すごくよくあるケースです。
落とし穴② ブラックボックス化
さらに進むと、次は「何がどうなっているかわからない」状態になります。
・どこに何があるか
・どのサービスを使っているか
・どう設定されているか
その人以外誰も把握していない…ということも全然珍しくありません。
落とし穴③ 外部とのやり取りで混乱する
これ、現場あるあるです。
・取引先とのやり取りで前提がズレる
・途中から“詳しい人”が出てきて話がややこしくなる
・説明の内容が人によって違う
情報が一人に集中していると、外部とのやり取りの際に混乱しがちです。
落とし穴④ 異動・退職で詰む
一番厄介なのはコレです。
その人が、
・異動した
・退職した
・急に対応できなくなった
その瞬間、止まります。
・ログインできない
・管理画面に入れない
・そもそも何をどうすればいいかわからない
いわゆる「詰み」状態です。
落とし穴⑤ 自分たちでやろうとして止まる
これも本当によくあります。
「社内に詳しい人がいるので、自分たちでやります！」と進めたものの、
・途中でわからなくなる
・対応できなくなる
・誰も引き継げない
結局、止まります。
業務も一緒に止まります。
そして、止まってからご相談いただくケース、かなり多いです。
どうすればいい？
やることは実はシンプルです。
◆情報を共有する
パスワード、管理画面、利用サービスなどの情報を共有して「その人しか知らない」状態をなくします。
◆ルールを決める
・誰が管理するか
・どうやって更新するか
などを決めて、ルールを作ります。“なんとなく運用”をやめることです。
◆外部をうまく使う
すべてを社内で抱え込まず、ITサポートや外部パートナーなどを活用することで、安定した運用ができます。
理想は「誰でもわかる」状態
目指したいのは「一人に依存しない状態」
・情報が整理されている
・誰でも最低限対応できる
・トラブル時もすぐ動ける
これらができるとかなり安心です。
放置していると、ある日突然「詰み」ます。早めの見直しがおすすめです。
まとめ
社内に「ITに詳しい人」がいること自体は、とても良いことです。
ただ、その人に任せっきりになっている状態は危険です。
「人がいるから大丈夫」ではなく「仕組みがあるから大丈夫」
この状態を作ることが大切です。
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